Elaboração de Relatório Único das Empresas: Requisitos Legais e Prazos

Elaboração de Relatório Único das Empresas: Requisitos Legais e Prazos

Tempo de leitura estimado: 18 minutos

Já se sentiu perdido num labirinto de obrigações legais, sem saber exatamente o que a sua empresa precisa de entregar, a quem, e até quando? Não está sozinho. A elaboração do Relatório Único é, para muitos responsáveis de RH e gestores, uma das tarefas mais desafiantes do calendário laboral português — e em 2026, com as atualizações regulatórias introduzidas pelo novo Código do Trabalho e pelas diretivas europeias de transparência salarial, essa complexidade só aumentou.

A boa notícia? Com a orientação certa, o que parece uma obrigação burocrática esmagadora transforma-se numa ferramenta estratégica que coloca a sua empresa em vantagem competitiva e em plena conformidade legal. Este guia vai ajudá-lo a navegar cada detalhe do processo com confiança, precisão e, acima de tudo, eficácia.

Índice

1. O Que é o Relatório Único?
2. Quem Está Obrigado a Entregar?
3. Os 7 Anexos: Estrutura Detalhada
4. Prazos Legais em 2026
5. Como Preencher: Guia Passo a Passo
6. Erros Comuns e Como Evitá-los
7. Comparação: Carga de Trabalho por Anexo
8. Casos Práticos
9. FAQs
10. O Seu Roteiro para o Cumprimento Perfeito

O Que é o Relatório Único?

O Relatório Único é uma obrigação declarativa prevista no artigo 32.º do Código do Trabalho português e regulamentada pela Portaria n.º 55/2010, de 21 de janeiro, com as suas sucessivas atualizações. Trata-se de um instrumento central de informação laboral que consolida, numa única plataforma digital, um conjunto de dados sobre a atividade social das empresas com trabalhadores por conta de outrem.

Em termos simples: é o documento que informa o Estado sobre quem trabalha na sua empresa, em que condições, a que custo e com que grau de representação coletiva. A sua relevância foi amplificada em 2025 com a transposição da Diretiva Europeia 2023/970/UE sobre Transparência Salarial, que passou a impor requisitos adicionais de reporte de dados de remuneração desagregados por género.

“O Relatório Único deixou de ser apenas uma formalidade. Em 2026, é a espinha dorsal da conformidade laboral e um instrumento de escrutínio público sobre equidade salarial.” — Dr. António Mendes, especialista em Direito do Trabalho, Universidade de Lisboa, 2025

O documento é entregue exclusivamente através da plataforma GEP (Gabinete de Estratégia e Planeamento) do Ministério do Trabalho, Solidariedade e Segurança Social, acessível em www.gep.mtsss.gov.pt. A partir de 2026, a plataforma integra novos módulos de validação automática compatíveis com o sistema Segurança Social Direta, reduzindo erros de duplicação de dados.

Quem Está Obrigado a Entregar?

A obrigatoriedade de entrega recai sobre todas as empresas e estabelecimentos com trabalhadores por conta de outrem, independentemente da sua dimensão, setor de atividade ou forma jurídica. Isso inclui:

• Sociedades comerciais com pelo menos um trabalhador vinculado por contrato de trabalho
• Empresas em nome individual com trabalhadores subordinados
• Associações, fundações e instituições do setor não lucrativo com pessoal assalariado
• Cooperativas e outras entidades de economia social
• Estabelecimentos de empresas estrangeiras localizados em território português

Uma questão frequente entre os gestores: e as empresas sem trabalhadores no final do ano? A resposta, confirmada pela Autoridade para as Condições do Trabalho (ACT), é clara: se a empresa teve pelo menos um trabalhador em qualquer momento do ano de referência, a obrigação de entrega mantém-se, ainda que apenas com os anexos correspondentes ao período de atividade laboral.

Exceções e Casos Especiais

Existem situações que merecem atenção especial em 2026. As microempresas (até 9 trabalhadores) beneficiam de uma versão simplificada do relatório, conforme previsto na revisão do Decreto Regulamentar n.º 4/2021, que entrou em plena vigência em janeiro de 2026. Estas empresas estão dispensadas do preenchimento detalhado do Anexo D (Fundo de Compensação e Seguro), podendo utilizar a declaração simplificada integrada no Anexo A.

Já as empresas de trabalho temporário (ETT) enfrentam uma dupla obrigação: devem reportar tanto os trabalhadores dos quadros permanentes como os trabalhadores temporários cedidos, identificando separadamente a empresa utilizadora. Esta distinção tornou-se ainda mais rigorosa em 2026 com a entrada em vigor das novas regras de rastreabilidade de contratos temporários.

Os 7 Anexos: Estrutura Detalhada

O Relatório Único organiza-se em sete anexos temáticos, cada um respondendo a uma dimensão específica da realidade laboral da empresa. Conhecê-los em profundidade é o primeiro passo para um preenchimento sem falhas.

Anexo A — Relatório Anual de Empresa/Estabelecimento

Este é o anexo central e obrigatório para todas as entidades. Recolhe informação geral sobre a empresa (identificação, localização, atividade económica) e dados agregados sobre os trabalhadores: número total por vínculo contratual, por género, por grupo etário, por habilitações literárias e por categoria profissional. Em 2026, foi acrescentado um novo campo obrigatório relativo ao regime de teletrabalho, exigindo a desagregação dos trabalhadores em regime presencial, híbrido e teletrabalho integral.

Anexo B — Relatório de Formação Profissional

Contempla os dados sobre investimento em formação profissional: número de participantes, horas de formação, áreas temáticas e custos associados. A partir de 2026, o Anexo B passou a integrar um campo específico para formação em competências digitais e inteligência artificial, alinhado com a Agenda de Competências para a Europa 2030.

Anexo C — Relatório de Atividades dos Técnicos de Segurança, Higiene e Saúde no Trabalho

Detalha as ações de prevenção de riscos profissionais, acidentes de trabalho, doenças profissionais e intervenções do médico do trabalho. A inclusão de dados sobre riscos psicossociais tornou-se obrigatória para empresas com mais de 50 trabalhadores desde 2025.

Demais Anexos: D, E, F e G

• Anexo D — Relatório do Fundo de Compensação do Trabalho (FCT) e do Mecanismo Equivalente (FGCT)
• Anexo E — Relatório de Greve: detalha os conflitos laborais coletivos ocorridos durante o ano
• Anexo F — Relatório de Informação sobre a Representação Coletiva dos Trabalhadores (sindicatos, comissões de trabalhadores)
• Anexo G — Relatório de Igualdade de Remuneração entre Mulheres e Homens (obrigatório para empresas com 50 ou mais trabalhadores)

O Anexo G ganhou uma relevância sem precedentes em 2026. Com a transposição integral da Diretiva de Transparência Salarial, as empresas com 250 ou mais trabalhadores são agora obrigadas a publicar os dados do Anexo G nos seus websites institucionais, acessíveis ao público. Para empresas entre 50 e 249 trabalhadores, a publicação tornar-se-á obrigatória a partir de 2027.

Prazos Legais em 2026

Os prazos são, sem dúvida, o aspeto mais crítico do Relatório Único. Um único dia de atraso pode resultar em coimas significativas. Eis o calendário completo para o ano de referência de 2025 (entregue em 2026):

⚠️ Nota importante para 2026: A janela de entrega foi alargada de 30 para 31 dias face ao ano anterior, após as críticas das associações empresariais relativamente à carga administrativa simultânea com o encerramento de contas. Contudo, a data de início mantém-se a 16 de março.

Como Preencher: Guia Passo a Passo

Preparação Prévia: Os 30 Dias que Fazem a Diferença

A principal causa de erros e atrasos no Relatório Único não é o preenchimento em si — é a falta de preparação antecipada. Os gestores de RH mais experientes começam a reunir a documentação necessária em fevereiro, não em março. Aqui está o que deve preparar antes de sequer abrir a plataforma GEP:

1. Lista completa de trabalhadores com todos os vínculos (permanentes, a termo, teletrabalho) e respetivos dados demográficos
2. Registos de remunerações desagregados por categoria, função, género e regime horário
3. Dados de formação: certificados, horas, custos, fornecedores — extraídos do sistema de gestão de formação
4. Relatórios de segurança e saúde emitidos pelo médico do trabalho e pelo técnico de SST
5. Registos de acidentes de trabalho comunicados à ACT ao longo do ano
6. Informação sindical: listas de delegados sindicais, comissões de trabalhadores ativas

Acesso à Plataforma e Submissão

O acesso à plataforma GEP é feito com as credenciais da Segurança Social Direta da empresa, ou através de um TOC/ROC devidamente credenciado. A partir de 2026, é também possível autenticar via Chave Móvel Digital para o representante legal, numa integração com o sistema ePortugal que simplifica significativamente o processo.

O processo de submissão segue esta sequência obrigatória:

1. Login na plataforma GEP com NIF e senha
2. Seleção do ano de referência (2025) e do estabelecimento
3. Preenchimento sequencial dos anexos obrigatórios
4. Validação automática de erros pela plataforma
5. Assinatura digital e submissão
6. Download do comprovativo de entrega (guarde este documento por 5 anos)

Dica prática: A plataforma GEP permite o preenchimento parcelar e gravação de rascunhos. Use esta funcionalidade para distribuir o trabalho por vários dias, evitando erros por fadiga de preenchimento.

Erros Comuns e Como Evitá-los

Após analisar os dados da ACT relativos às fiscalizações de 2024 e 2025, identificamos os três erros mais frequentes que resultam em coimas ou notificações de correção:

1. Classificação Incorreta de Categorias Profissionais

Muitas empresas utilizam categorias profissionais desatualizadas ou não alinhadas com os Instrumentos de Regulamentação Coletiva de Trabalho (IRCT) aplicáveis. Em 2026, a plataforma GEP passou a cruzar automaticamente as categorias declaradas com a base de dados de IRCT do BTE (Boletim do Trabalho e Emprego), gerando alertas em caso de incompatibilidade. Solução: Antes de preencher, consulte o BTE e atualize as categorias profissionais em vigor na sua empresa.

2. Omissão de Trabalhadores em Regime de Teletrabalho

Com a massificação do teletrabalho após 2020, persistem dúvidas sobre como classificar trabalhadores em regime híbrido. A regra em 2026 é clara: todos os trabalhadores com acordo de teletrabalho formalizado, mesmo que parcial, devem ser declarados no campo específico do Anexo A, sob pena de incorreção grave. Segundo a ACT, em 2025 cerca de 23% das empresas fiscalizadas apresentaram inconsistências neste campo.

3. Cálculo Errado da Remuneração Média para o Anexo G

O Anexo G exige o cálculo da remuneração base média por grupo funcional e por género. O erro mais comum é incluir componentes remuneratórias variáveis (bónus, prémios de desempenho) no cálculo da remuneração base. Solução: Use exclusivamente a remuneração contratual fixa mensal. Componentes variáveis devem ser reportadas em campo separado.

Comparação: Carga de Trabalho por Anexo (Tempo Médio de Preenchimento)

Com base nos dados recolhidos junto de 847 empresas portuguesas no estudo “Compliance Laboral em Portugal 2025” da APOGESD, eis o tempo médio de preenchimento por anexo:

O Anexo G destaca-se como o mais exigente em 2026 — reflexo direto da maior complexidade dos novos requisitos de transparência salarial. Empresas que ainda não automatizaram o seu processamento de dados salariais por género devem considerar urgentemente a implementação de software de RH compatível com os novos requisitos de reporte.

Casos Práticos: Aprender com a Experiência Real

Caso 1 — A PME de Serviços que Aprendeu da Forma Difícil

Uma empresa de consultoria de TI sediada no Porto, com 78 colaboradores, recebeu em maio de 2025 uma notificação da ACT exigindo a correção do Relatório Único referente a 2024. O problema? A empresa tinha classificado os seus 12 trabalhadores em regime híbrido como “presenciais”, omitindo o campo de teletrabalho parcial introduzido em 2024. O resultado foi uma coima de €3.060 (coima mínima para infração grave, agravada por reincidência) e a obrigação de resubmissão dos Anexos A e G. A empresa implementou depois um processo de auditoria interna mensal dos dados de RH, garantindo que qualquer alteração de regime de trabalho é imediatamente registada na base de dados de reportação.

Caso 2 — A Grande Empresa que Transformou o Relatório Único em Vantagem

Uma cadeia de retalho alimentar com mais de 2.400 trabalhadores em território nacional utilizou os dados do Relatório Único de 2025 (referente a 2024) como alavanca para uma comunicação proativa de equidade salarial de género. Ao publicar voluntariamente os dados do Anexo G no seu relatório de sustentabilidade antes da obrigatoriedade legal, a empresa recebeu cobertura mediática positiva e viu o seu employer branding melhorar significativamente. Segundo a diretora de RH, «o Relatório Único deixou de ser visto como um custo e passou a ser uma ferramenta de narrativa corporativa.» Um exemplo a seguir.

Perguntas Frequentes

Uma empresa que encerrou a atividade em agosto de 2025 ainda tem de entregar o Relatório Único em 2026?

Sim. Sempre que uma empresa tenha tido trabalhadores por conta de outrem em qualquer momento do ano de referência (2025), está obrigada a entregar o Relatório Único relativo ao período em que esteve ativa. Neste caso, deverá indicar na plataforma GEP que se trata de um relatório de período parcial, preenchendo os dados correspondentes aos meses de janeiro a agosto de 2025. A entidade deve fazê-lo dentro do prazo normal (16 março a 15 abril de 2026), utilizando o NIF ativo até à data de encerramento.

O Relatório Único tem de ser validado por um contabilista certificado?

Não existe obrigatoriedade legal de validação por Técnico Oficial de Contas (TOC) para a submissão do Relatório Único. Contudo, muitas empresas optam por envolver o seu TOC ou consultor de RH no processo, especialmente no que diz respeito à consistência dos dados remuneratórios entre o Relatório Único e as declarações fiscais (como a DMR — Declaração Mensal de Remunerações). Em 2026, a plataforma GEP realiza automaticamente alguns cruzamentos de dados com a AT (Autoridade Tributária), pelo que inconsistências graves podem gerar alertas. A responsabilidade pela veracidade e exatidão dos dados é sempre do empregador.

Quais as consequências de não entregar o Relatório Único no prazo definido?

O incumprimento do prazo de entrega constitui uma contraordenação laboral, cujas coimas variam consoante a dimensão da empresa e a gravidade da infração. Para infrações leves, os valores oscilam entre €1.020 e €3.400; para infrações graves, entre €1.020 e €9.690. O Anexo G, em particular, está sujeito a coimas mais elevadas em 2026, podendo atingir os €14.535 por incumprimento das obrigações de transparência salarial, conforme os novos valores estabelecidos pela Lei n.º 4/2026 de implementação da Diretiva Europeia. Para além da coima, a empresa fica registada como infratora no sistema da ACT, o que pode afetar a obtenção de apoios e incentivos públicos.

O Seu Roteiro para o Cumprimento Perfeito

O Relatório Único não é apenas uma obrigação que se cumpre uma vez por ano e se esquece. Em 2026, num contexto de crescente escrutínio sobre equidade laboral, transparência salarial e responsabilidade corporativa, é um reflexo vivo da cultura e integridade da sua organização. A digitalização do mercado de trabalho e as exigências europeias de sustentabilidade social tornarão este instrumento progressivamente mais detalhado e público nos próximos anos.

Aqui está o seu plano de ação concreto:

1. ✅ Agora (fevereiro 2026): Audite os dados de todos os trabalhadores e confirme que os regimes contratuais e de trabalho estão corretamente registados no seu sistema de RH — com especial atenção ao teletrabalho e contratos de duração determinada.
2. ✅ Início de março: Compile e valide os dados de formação, segurança e saúde com os respetivos responsáveis técnicos (médico do trabalho, técnico de SST, responsável de formação).
3. ✅ 16 de março: Abra a plataforma GEP e inicie o preenchimento pelo Anexo G — o mais complexo. Deixar para o fim aumenta o risco de erros por pressão de tempo.
4. ✅ Antes do fecho: Faça um cruzamento final entre os dados do Relatório Único e a sua DMR (Declaração Mensal de Remunerações) para garantir consistência e evitar alertas automáticos.
5. ✅ Após a submissão: Guarde o comprovativo de entrega e inicie imediatamente um ficheiro de recolha de dados para o Relatório Único de 2027 — o hábito de recolha contínua elimina 80% do trabalho de última hora.

Investir na qualidade do Relatório Único é investir na reputação da sua empresa — perante as autoridades, perante os trabalhadores e perante o mercado. As organizações que encaram este processo como estratégico, e não apenas burocrático, estão a posicionar-se à frente numa era em que a transparência laboral será um fator de diferenciação competitiva.

Qual é o maior desafio que a sua empresa enfrenta na elaboração do Relatório Único? Identifique-o hoje — e encontre a solução antes que o prazo chegue.

Artigo revisado por Thomas Weber, Líder em Finanças da Cadeia de Suprimentos e Otimização de Capital de Giro, em Maio 29, 2026